PO PŮLNOCI #6: Tajemství selfmanagementu a efektivní práce s časem

Čeká vás zítra návrat do školy nebo do práce a chcete letos konečně fungovat efektivně a bez stresu z deadlinů? Pak si nachystejte diáře, tužky a pojďte si poslechnout, jak ovládnout selfmanagement.

Selfmanagement 101

Nejprve si pojďme říct, co ten selfmanagement vlastně je. Jedná se o schopnost organizovat sám sebe, efektivně plánovat, dodržovat plány i své závazky. HR vnímá selfmanagement jako schopnost se rychle rozhodovat a jednat tak, aby celek (potažmo firma) dosahoval co nejlepších výsledků. HR ale nyní nechme u ledu. Důležití jste jen a jedině vy.

Selfmanagement nezahrnuje jen diáře, zvýrazňovače a lepíky, ale také zdravou životosprávu a duševní hygienu. Bez kvalitní péče o své fyzické i mentální zdraví jen těžko dosáhnete žádoucích výsledků, aniž by vás to pak zcela vyřadilo z provozu.

1. Audit životosprávy

Strávíte aspoň 1 hodinu denně na čerstvém vzduchu? Hýbete se? Pijete dostatek obyčejné vody? Spíte aspoň 7 hodin denně? Stravujete se během své pracovní doby nutričně vyváženě? Pokud totiž trávíte celý den zavření mezi 4 stěnami, sedíte jen na gauči nebo na židli, klopíte do sebe jedno kafe za druhým na střídačku s limonádami, cpete do sebe tučná těžká jídla a máte nepravidelný spánkový režim, nemůžete se divit, že nejste produktivní. Proto ze všeho nejdříve proveďte audit svého celkového životního stylu. Vždy se najde něco, co lze vylepšit.

2. Plánujte

Tento příkaz uslyšíte ode mě ještě mnohokrát. Mně ho máma taky opakovala celá školní léta a myslím, že se mi daří být jedním z nejorganizovanějších lidí široko daleko. Dokud mi do systému nikdo zbrkle nehází vidle, klape jak hodinky. Chcete taky takový systém, díky němuž budete mít skvělý přehled o životě a získat také nějaké volno sami pro sebe? Taste diáře!

Co vás tento týden čeká?

Vždy si v neděli sepište vše, co vás v následujícím týdnu čeká. Pochůzky, návštěvy lékařů, nejrůznější deadliny, jednání, písemky, úkoly. Následně vše rozdělte k jednotlivým dnům dle priorit.

Mně k tomuto přehledu slouží obyčejný velký nelinkovaný sešit. Ačkoliv používám i různé aplikace, prostý papír se mi osvědčil nejvíc. Funguje to takhle: Nejprve si napíšu seznam. Pak před každou položku nakreslím čtvereček. Pod seznamem si následně vytvořím menší seznamy s plány jednotlivých dnů v týdnu a dnům přidělím kontrastní barvy. Jakmile některou položku ze souhrnného seznamu přiřadím ke konkrétnímu dni, zabarvím čtvereček danou barvou. Díky tomu se mi nestane, že bych nějakou položku opomenula. Jakmile položku odbavím, do čtverečku přikreslím fajfku a text škrtnu. Pakliže se položka ruší, proškrtnu řádek i se čtverečkem.

Jak dlouho vám to bude trvat?

K úkolům si nezapomínejte psát, kolik času vám každý nejspíš zabere. Napsat si totiž tři úkoly na den vypadá na první pohled dobře. Pokud však nad každým úkolem strávíte 4 hodiny a do toho ještě musíte někam na schůzku, čeká vás vážně nepříjemně vyčerpávající den. S prací se snažte vlézt do 8 hodin denně a pokud vám to deadliny umožňují, věnujte se v průběhu dne různým typům zadání.

Když to stáhnu na svou profesi, rozhodně si nikdy nenaplánuju víc jak jeden publikační plán pro sociální sítě na den, ať na něj mám časovou dotaci jakoukoliv. Sociální sítě nejradši kombinuji s e-mailingem, psaním článků nebo s obsahovými audity potažmo přípravou strategie. Naopak je nekombinuji třeba s tvorbou scénářů pro reklamní spoty, protože v obou případech jde o výstižnost a zkracování textu na minimum. Stejně tak se snažím vyhýbat psaní více článků za den. Pestrost aktivit vás udrží v bdělosti mnohem snáz než stereotyp.

Máte prostor řešit nečekané?

Vždy si nechávejte časovou rezervu a nikdy neplánujte práci až den před odevzdáním nebo v daný den. Plány totiž nejsou neprůstřelnými štíty a zcela běžně se stává, že se někde něco podělá, někdo po vás něco chce urgentně nebo se jednoduše probudíte s migrénou, která vás nepustí z postele. Bez časové rezervy se dostanete do naprosto zbytečného stresu, pravděpodobně budete muset pracovat déle a rychle se vám do systému dostane chaos.

Mně funguje princip volného pátku. Snažím se všechny aktivity plánovat jen na pondělí až čtvrtek a s odevzdáním počítat co nejdřív, ne „až budu muset“. Samozřejmě se mi jen zřídka stane, že bych v pátek nepracovala, protože mě týden prakticky vždy překvapí něčím, co dostane prioritu. Díky volné páteční kapacitě však vím, že když některé úkoly odsunu na pozdější datum, nic se nestane, deadliny dodržím a žádný z klientů nebude čekat déle, než musí.

Nepřeceňujete se?

Řekla bych, že si skoro všichni hrajeme na superhrdiny, dokud si pořádně nenatlučeme nosy. Nebo dokud nám klient nepříjemně nevynadá. U mě se obojí stalo zhruba před rokem – zdravotní komplikace, vyčerpání, dva naštvaní klienti. Od té doby už vím, že 16 hodin denně dlouhodobě pracovat opravdu nezvládnu. A vy taky ne. Daň vždy zaplatíte ať už vlastním zdravím, nebo pošramocenými pracovními i osobními vztahy. Takže si neplánujte 12hodinové dny. Plánujte jen 8hodinové a pokud se tu a tam něco protáhne, o to víc odpočívejte ve dnech, kdy máte úplné volno. Studenti, vy si zase nemyslete, že se za jedno odpoledne stihnete naučit učivo za tři měsíce do čtyř předmětů. Nenaučíte. Vím, že to budete zkoušet a že bez tohoto adrenalinu se asi žádná školní docházka neobejde, ale stejně – stojí vám to za ty nervy? Aspoň ty seminárky odbavte tak rychle, jak můžete.

3. Nemíchejte práci a zábavu

Sledujete při učení nebo při práci videa či seriály? A zkusili jste to bez nich. Přestože sama tíhnu k práci se seriály na pozadí, plně si uvědomuju, o kolik času si tím práci protahuju. Když se opravdu soustředím ryze jen na práci a pouštím si nanejvýš hudbu na nižším stupni hlasitosti, který nepřehlušuje moje myšlenky, produktivita práce mi násobně stoupne. Žádné záseky na dialozích hrdinů, žádné zcela zbytečné úvahy, žádné ztracené nitě.

Zároveň si ale nenechte prací ovlivňovat osobní život. Mějte mantinely. Tato ujetá doba zaměřená na výkon způsobila, že řada zaměstnavatelů a klientů považuje za naprosto normální, že komunikujete v kteroukoliv denní dobu 7 dní v týdnu, vše bez řečí v kteroukoliv dobu odbavíte a vše v rámci paušální sazby nebo standardní výplaty. Normální to ale není. Takže pokud nezachraňujete lidské životy nebo něco podobného, máte plné právo v pozdních odpoledních hodinách už nezvedat telefony, vyjednat si pozdější deadline a ve volném čase se věnovat jen volnočasovým aktivitám.

4. Buďte poctiví

Pokud si nějaký plán stanovíte, držte se ho, jak jen můžete. Neoddalujte věci jen proto, že se vám zrovna chce koukat na Netflix nebo že vás kamarádi zrovna zavolali na drink. Podvádíte tak jen sami sebe, práce se kupí a s ní přichází zcela zbytečný stres, nedostatek spánku. Plány budou vždy jen tak funkční, jak moc se budou dodržovat. Mějte vůli, disciplínu, buďte precizní. Ze začátku se asi trochu nadřete, ale po měsíci dodržování harmonogramu najednou zjistíte, kolik času pro sebe, své záliby, rodinu i přátele vlastně máte.